Projektisuunnitelma
Pohjat:
- Projektisuunnitelma -pohja (MS Powerpoint)
- Hankesuunnitelma -pohja (MS Word)
- Yksittäisen vaiheen tarkka aikataulu, tuotokset ja resurssit (MS Excel)
Projektisuunnitelman tarkoitus ja määritelmä
Projektisuunnitelma on hankkeen kokonaissuunnitelma, joka vastaa kysymyksiin kuka, mitä, miten ja milloin. Sen laatimisesta vastaa projektipäällikkö. Hankesuunnitelmaa päivitetään toteutuksen aikana. Liikkumavaran ylittävät tavoitteiden muutokset nostetaan ohjaus-/johtoryhmälle päätettäväksi. Nämä vaativat tyypillisesti myös projektisuunnitelman päivittämistä.
Projektisuunnitelmaan dokumentoidaan mm. seuraavaa:
- Toimeksiannon kuvaus, tausta ja yhteydet strategisiin tavoitteisiin
- Onnistumisen edellytykset
- Toteutettavat tuotokset (lisätietoa)
- Riskit (lisätietoa)
- Ulkoiset riippuvuudet
- Oletukset ja rajaukset (lisätietoa)
- Aikataulu ja resurssit
- Projektiorganisaatio
- Tarvittava tietoturvan taso (lisätietoa)
- Tietosuojavaatimusten toteuttaminen (lisätietoa)
- Sidosryhmät (lisätietoa)
- Ylläpito-organisaatio
- Käytännöt, ohjausmekanismi ja hyväksynnät (lisätietoa)
- Kustannusarvio ja liikkumavarat (lisätietoa)
- Muutoshallinta (lisätietoa)
- Viestintä (lisätietoa)
- Tietoturvan ja -riskien analyysi sekä riskien käsittelysuunnitelma (lisätietoa)
- Tietosuojaan liittyvät dokumentit (lisätietoa)
Mahdolliset liitteet
Projektisuunnitelmaa laatiessa on hyvä miettiä mitkä osiot ovat osa kokonaissuunnitelmaa ja mitkä osiot kannattaa kuvata omina asiakirjoinaan tai liitteissä. Tyypillisiä liitteitä ovat esimerkiksi projektin aikataulu ja viestintä- ja riskienhallintasuunnitelma.
Projektin pilkkominen osaprojekteiksi
Isoissa hankkeissa, joissa on tarve pilkkoa hanke osiin, on pääsääntöisesti hyvä tehdä hankkeen osille eli osaprojekteille omat suunnitelmansa ja nostaa hankesuunnitelmaan vain yhteenveto näistä. Osaprojektien suunnitelmat noudattelevat tällöin hankesuunnitelman sisältöä ja niissä voidaan käyttää lähtökohtaisesti hankesuunnitelma-pohjaa.
Hankkeen pilkkomista aiheutuvien riskien minimoimiseksi kannattaa huolehtia seuraavista:
- Osaprojektien edustajilla on selkeä käsitys koko hankkeen tavoitteista
- Osaprojektien suunnitelmat tehdään keskenään synkronoidusti ja tietoa jakaen
Projektisuunnitelman laatuvaatimukset
- Suunnitelma on yhdenmukainen organisaatiossa määriteltyjen yleisten toimintatapojen kanssa
- Suunnitelmassa on otettu huomioon opit aiemmista vastaavista hankkeista ja projekteista
- Suunnitelmassa on huomioitu lainsäädännölliset ja muut (esim. tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät) vaatimukset
- Suunnitelma sisältää kuvaukset projektin ohjaamisesta, johtamisesta ja laadunvarmistuksesta sekä niistä aktiviteeteista jotka vaaditaan määriteltyjen tuotosten aikaansaamiseksi