Helsinki haluaa olla kaupunki, joka ennakoi asukkaiden palvelutarvetta ja jossa palvelua saa aina ajasta ja paikasta riippumatta. Askel kohti tätä tavoitetta oli tammikuussa tehty kokeilu, jossa kaupunki tarjosi kahdella varhaiskasvatusalueella eskari-ikää lähestyvien lasten vanhemmille esikoulupaikkaa suoraan tekstiviestillä ilman hakemusta. Kokeilu onnistui hienosti.

Nyt palvelua pilotointiin Kulosaari-Herttoniemi-Laajasalo- ja Kaarela-Pohjoinen -alueilla. Pilotissa kaupunki lähetti tekstiviestin 1058:lle esiopetusikäisen lapsen huoltajalle. Viestissä tarjottiin lapselle esiopetuspaikkaa lähieskarista ja paikan saattoi ottaa paluuviestillä vastaan. 93 % huoltajista vastasi viestiin ja suoraan tekstiviestillä paikan otti lopulta vastaan peräti 880 perhettä eli enemmän kuin neljä viidestä. Loput perheistä sopivat esiopetuksesta tai kaupungin tarjoaman paikan vaihtamisesta jättämällä hakemuksen. Kaupungin digitalisten palveluiden käyttöön oton yhteydessä tavoitteena on tarjota aina myös perinteinen palveluvaihtoehto.

Palvelua ilman lomakkeiden täyttämistä ja puheluita palvelupisteisiin

Kaupungin digitaalisten palvelujen käyttöönoton tarkoituksena on helpottaa helsinkiläisten arkea. Tässä tapauksessa esimerkiksi täytettäviä lomakkeita ei ollut eikä puheluita esiopetukseen tarvittu. Ennakoiva esiopetuspaikan tarjoaminen sujuvoittaa esiopetusikäisten lasten huoltajien lisäksi myös päiväkodinjohtajien työtä, sillä hakemusten käsittely jää pääosin pois. Automaatiosta huolimatta ennakoiva esiopetuspaikan tarjoaminen ei kuitenkaan pakota huoltajaa vastaanottamaan tarjottua paikkaa. Viralliset päätökset lähetetään sekä tarjouksen hyväksyneille että hakuun osallistuneille maaliskuussa.

”Saimme kokeilussa hyvää kokemusta, miten tämän tyyppiset ennakoivat palvelut helpottavat vanhempien elämää ja samalla myös työntekijöidemme työtä. Palvelua on nyt mukava laajentaa koko kaupunkiin,” iloitsee Helsingin kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja Liisa Pohjolainen.

Pilotoitu palvelu helpotti ajan ja vaivan säästöinä aidosti ihmisten arkea. Palveluntarvetta ennakoivaa kaupunkilaispalvelua tullaankin kokemusten perusteella laajentamaan. Ensi vuonna esiopetuspaikkaa tarjotaan proaktiivisesti jo puolessa kaupungista eli yhteensä viidellä varhaiskasvatusalueella. Tavoitteena on saada palvelu käyttöön myöhemmin koko kaupungissa. Samalla tekniikalla voidaan jatkossa korvata mahdollisesti muitakin manuaalisesti tehtäviä hakuja kaupungin palveluihin. Näin toimii uusi digitaalinen Helsinki.

Proaktiivisesti tarjottava esiopetuspaikka on Helsingin kaupungin digitalisaatio-ohjelman digitaalisten kaupunkilaispalveluiden kärkihanke. Digitalisaatio-ohjelman avulla kaupunki pyrkii kehittämään palveluja, jotka ennakoivat helsinkiläisten tarpeita ja vastaavat niihin entistä henkilökohtaisemmin. Hankkeen tekninen toteutus tehtiin BookIT Finland Oy:n tekstiviestiratkaisuna.

Kuva: Helsingin kaupungin aineistopankki