Vaikuttaako digitalisaatio minuun?

Todennäköisesti kyllä, jos asioit Helsingin kanssa. Kaupunki organisaationa on olemassa helsinkiläisiä varten. Lyhyesti sanottuna digitalisaation tavoite onkin helpompi arki helsinkiläisille.

Kaupunkilainen

”Saan tiedot ja palvelut silloin kun haluan tai tarvitsen – ilman säätöä ja vaivaa!”

Helsingin digitalisaatio on polku palveluihin. Ideana on, että helsinkiläisenä löydät sen varrelta itsellesi sopivat ja tärkeät palvelut aiempaa helpommin. Kaupungilta toivotaan nyt usein palveluja, jotka ovat jo olemassa. Se tarkoittaa, että potentiaalia jää käyttämättä, emmekä aina kohtaa helsinkiläisiä oikeassa kohtaa. Kaupunki voisi tarjota palveluitaan siis aiempaa aktiivisemmin, kunhan tapa ja paikka ovat oikeat. 

Digitalisaation raaka-aineena on data. Kaupunkilaisesta kerätty data kuuluu myös hänelle itselleen. Lisäämme helsinkiläisten mahdollisuuksia vaikuttaa siihen, mihin sinusta kerättyä tietoa saa käyttää. Luvallasi voimme vaikka vinkata terveellisistä elämätavoista tai hyvästä keikasta viikonloppuna. 

Digitalisaatio näyttää helposti myös uhkaavalta. Viedäänkö mahdollisuuteni jutella ihmiselle? Onko nyt pakko asioida koneen kanssa? Se ei ole Helsingin päämäärä. Kun lomakkeiden täyttely ja turha asiointi toimipisteiden kassoilla vähenee, säästyy myös työntekijöiden aikaa. Helsinki ymmärtää, että kasvokkain annettavaa palvelua tarvitaan jatkossakin paljon. Jos kaupunki käyttää digitalisaatiota järkevästi, sillä ei korvata ihmistä vaan vapautetaan työntekijöiden aikaa parempaan käyttöön. 

Jotta saat rutiiniasiat hoidettua sähköisesti ja samalla aidosti helpommin, täytyy kaupungin digipalvelujen olla korkealaatuisia. Yksi tapa siihen on, että Helsinki ottaa jatkossa kiinnostuneet käyttäjät mukaan suunnittelemaan palveluita. Lisäksi kaupunki tarjoaa tukea digipalveluiden käyttöön. Kanavana voi toimia puhelu, sähköpostiviesti, chatbotti tai tapaaminen neuvojan kanssa. Olennaista on, että helsinkiläiset tietävät, mistä tukea saa helposti ja että sitä saa luotettavasti. 

Paras palvelu on usein huomaamatonta. Fiksusti digitalisoituva Helsinki voi tarkoittaa monelle helsinkiläiselle myös sitä, että paperin- ja leimasimentuoksuinen kaupunki hiipuu historian lehdille.

Yritys ja yhteisö

”Kehitämme palveluja yhdessä kaupungin ja asukkaiden kanssa. Avoin data on ehtymätön aarreaitta, ja pääsemme helposti testaamaan ideoita!"

Digitalisaatio on mahdollisuus tulla mukaan kehittämään Helsingin kaupungin toimintaa. Uusia ja parempia digipalveluja luodessa viisautta löytyy myös kaupunkiorganisaation ulkopuolelta. Panostus digitalisaatioon tarkoittaa myös uusia kumppaneita ja siten liiketoiminnan mahdollisuuksia uusilla osaamisen alueilla. 

Toimivampi digi-infra tarkoittaa yrityksille ja järjestöille sitä, että yhteistyö Helsingin kanssa sujuu kevyemmällä byrokratialla. Digitalisoituva Helsinki tuottaa lisäksi enemmän ja laadukkaampaa avointa dataa, jonka päälle voi rakentaa omaa liike- ja muuta toimintaa.

Matkailija

”Voin astella virtuaalisen Helsingin katuja, kokea huikeita elämyksiä ja tehdä ostoksia kotisohvaltani käsin!” 

Kaupungin päättäjä

”Meillä on entistä enemmän ja laadukkaampaa tietoa, joten pystymme tekemään parempia päätöksiä!”

Hyvin toteutettu digitalisaatio vapauttaa kaupungin resursseja ylläpidosta ja perusprosesseista toiminnan kehittämiseen. Digitalisaation avulla voidaan vähentää toiminnan päällekkäisyyksiä ja tiedonkulun pullonkauloja. Se tarkoittaa, että myös päätöksenteossa voidaan panostaa kehittämiseen. 

Johdonmukaisen kokeilukulttuurin avulla ideoita voidaan testata aiempaa helpommin. Digipalveluissa syntyvä data helsinkiläisistä auttaa kohdentamaan Helsingin voimavaroja harkitummin. Kaupungin johtaminen tiedolla helpottuu. 

Kaupungin työntekijä

”Minulla on kätevät digityökalut, ja osa rutiineista hoituu automaattisesti. Nyt ehdin paremmin auttaa ihmisiä!”

Digitalisaatio vaikuttaa kaikkien kaupungin työntekijöiden arkeen, mutta aluksi etenkin Helsingin tietohallinnon tekijöihin. 

Tietohallinnossa toiminnan organisointi kaupungin tasolla ja toimialoilla muuttuu. Muutoksia alkaa näkyä kaupungin digiohjelman ensimmäisten vuosien aikana. Epävarmuutta pyritään lievittämään avoimella viestinnällä. 

Asiakaspalvelutyössä käsipelillä pyörivän byrokratian vähentyminen lisää aikaa niiden kaupunkilaisten kanssa, jotka tarvitsevat enemmän tukea. Onnistuessaan muutos vapauttaa monen tekijän työaikaa mielenkiintoisempaan työhön. 

Toimivat digipalvelut vähentävät tyytymättömiä yhteydenottoja ja kitkaa kaupungin ja kaupunkilaisten välillä. Yhteydenpito paitsi asiakkaiden, myös kollegojen ja eri yhteistyötahojen kanssa helpottuu, jos järjestelmät keskustelevat keskenään ja tieto siirtyy ongelmitta sinne missä sitä tarvitaan.  

Muutos vaatii uusien digipalveluiden kehittämistä, usein yhdessä asiakkaiden kanssa. Suurhankkeiden sijaan uusia palveluja ja toimintatapoja testataan kokeiluissa.  

Digitalisaatio vaatii koulutusta siihen, kuinka uusia työvälineitä käytetään tehokkaasti. Kun digitalisaatio tehdään oikein, muutos näkyy uusina toimintatapoina ja joidenkin tapojen katoamisella. Samalla löytyy kokonaan uusia tehtäviä. Sellaisia kuten chatbotin kouluttaja tai asiakaskokemuksen mittaaja.