Luonnos

Kehitysaktiviteetit ja salkunhallinta

Kehityssalkun ohjauksen avulla varmistetaan, että organisaatiossa tehdään oikeanlaisia asioita oikeaan aikaan. Kehitysmenetelmien tehtävänä on puolestaan varmistaa, että kehitysaktiviteetit tehdään oikein.

Salkunhallinnassa jokaiselle kehitysaktiviteetille annetaan tavoitteet. Samalla kunkin aktiviteetin rooli ja sen merkitys kehittämisen kokonaisuudessa kirkastuu. Kehitysaktiviteetit saavat johdon huomion ja mandaatin työn tueksi.

Kehitysaktiviteetit voidaan luokitellaan kolmesta näkökulmasta: roolin mukaan, aseman kehitysputkessa (funnel) mukaan sekä niiden tehtävästä toiminnan kokonaisuudessa (toimintamallikartta). Kehitysputken avulla kehitysaktiviteetteja voidaan ohjata ja tukea oikea-aikaisesti ja oikealla tavalla.

 

 

Jotta salkunhallinta voi tehdä oman tehtävänsä kokonaisuuden ohjaamisessa, on kehitysaktiviteettien tärkeää jakaa oma tilannekuvansa mahdollisimman selkeästi salkunhallinnalle.  

On hyvä muistaa, että kehitysaktiviteetit onnistuvat ja/tai epäonnistuvat osana kokonaisuutta. Joskus kehitysaktiviteetteja lopetetaan osana kokonaisuuden hallintaa eikä kyse ole välttämättä itse aktiviteetin epäonnistumisesta.

Salkunhallinnan ohjaus 

Salkunhallinnan ohjaus on kaksivaiheinen. Se antaa näkyvyyden kehittämiskokonaisuuden tilannekuvaan, sekä mandaatin tekemiseen aktiviteettien vastuuhenkilöille.


Kokeilusalkku

Poikkeuksen muodostaa uusien ideoiden ja palveluiden kokeilusalkku eli avoin innovointi, ideointi ja tutkimusyhteistyö, jonka annetaan kehittyä yhteisöllisesti ekosysteemiohjauksessa. Tämän alisalkun aktiviteetit saavat ohjausta erilaisista yhteistyöfoorumeista tai ne voivat olla osana kuntalaisten tai muiden vapaaehtoisten omaehtoisia kehitysaktiviteetteja. Kaupunki voi tukea avoimen innovointisalkun aktiviteetteja tarjoamalla niille erilaisia palveluita sekä jakamalla avoimesti tietoa kehittämisen tarpeista.

Kehitysaktiviteettien luokittelu

Kehitysaktiviteetit luokitellaan tavoitteidensa mukaan kehitysvaiheittain kolmeen alisalkkuun.


Asiakastarpeiden tunnistamisen ja innovoinnin salkku
1) avoin innovointi, ideointi ja tutkimusyhteistyö
2) kaupungin oma kokeilutoiminta

Arvon tuottamisen parantaminen ja muutoshallinnan salkku
3) lakisääteiset / pakolliset kehitysaktiviteetit
4) asiakaskokemuksen parantamista ja tuottavuutta kehittävät aktiviteetit

Jatkuvuussalkku
5) ylläpidollinen jatkuva kehitys ja päivitykset
6) käytöstä poistaminen ja korvaaminen sekä toiminnnan riskinhallinta

Kehitysaktiviteettien tavoiteasetanta 

Jokaisella alisalkulla on omat tavoitteensa kaupungin kehittämiseksi ja nämä vaikuttavat edelleen kehitysaktiviteettien tavoiteasetantaan: 

1) Avoin innovointi, ideointi ja tutkimusyhteistyö

Tavoite: Lisätä palveluiden käyttöä parantamalla nykyisiä palveluita tai synnyttämällä uusia palveluita.

Salkun avulla varmistetaan, että palveluiden kehittäjien ja käyttäjien yhteistyössä kehitetään käyttäjien kannalta hyödyllisiä palveluita juuri sinne missä niitä tarvitaan.

Ideointisalkun aktiviteetit ja vaikutukset kuvataan kaupungin toimintamallikartassa. Aktiviteettien vaikutusta arvioidaan käyttäjäryhmillä, palvelun merkityksestä heille sekä käyttäjämäärän ja käyttömäärien potentiaalilla. Tavoitetilassa avoimia kehitysaktiviteetteja tehdään toimintamallikartan niissä osissa, joissa on tarve löytää strategian toteuttamisen kannalta ratkaisuja uudenlaisille toimintatavoille ja jotka lisäävät palveluiden käyttöä palveluita tarvitsevassa kohderyhmässä.

2) Kaupungin oma kokeilutoiminta

Tavoite: Pilotoidaan uusia palveluita ja testataan isojen hankkeiden toteuttamisen kannalta kriittisiä ratkaisuja joko teknisesti, toiminnallisesti tai käytettävyyden näkökulmasta.

Pilottien ja testitulosten avulla voidaan merkittävästi vähentää isojen hankkeiden riskejä, nopeuttaa niiden läpivientiä, vähentää kustannuksia sekä parantaa mahdollisen hankinnan laatua. Salkun aktiviteeteilla ei tavoitella välittömästi kaupungin toimintojen muutosta, mutta niiden avulla kehityshankkeista ja niiden avulla saatavista muutoksista tulee hallittavampia. Poikkeustapauksissa pilotti on niin hyvä, että se voidaan siirtää sellaisenaan käyttöön.

Aktiviteettien tavoitteena on vähentää riskejä erityisesti tavoitteiden asettamisen näkökulmasta (kohderyhmä, kohderyhmien vaatimusten priorisointi, toteuttamisen reunaehdot) sekä läpiviennin tehokkuuden parantaminen nopeuden, laadun ja kustannusten osalta.  Tavoitetilassa kokeilut vähentävät esiselvitysten määrää, niitä tehdään riittävän nopeasti ja kevyesti ja niitä on käynnissä hankkeita enemmän. Niillä myös varmistetaan varsinaisten hankkeiden tavoiteasetannan selkeys ja hankkeiden onnistuminen tavoitteisiin peilaten.

3) Lakisääteiset ja pakolliset kehitysaktiviteetit

Tavoite: Riskitön, luotettava ja kustannustehokas hankkeiden läpivienti.

Näiden aktiviteettien osalta riskiä voi vähentää tavoitteellisilla kokeiluilla. Aktiviteettien tavoitteena on toteuttaa tarvittavat aktiviteetit kustannustehokkaasti, luotettavasti ja ennustettavasti. Salkun tavoitetilassa uudet pakolliset hankkeet voidaan ottaa käsittelyyn heti kun tarve ilmenee ja ne voidaan toteuttaa niille asetettujen tavoitteiden mukaisesti.

4) Asiakaskokemusta ja tuottavuutta parantavat kehitysaktiviteetit

Tavoite: Tavoitteellinen ja tehokas kehitys ja muutoksenhallinta toiminnan parantamisessa.

Hankkeet voidaan kuvata osana toimintamallikarttaa, jotta sen hahmottaminen osana kokonaisuutta olisi selkeämpää. Hankkeiden tavoitteena on saada aikaan tarvittava muutos valitun palvelun tuottavuudessa käytön määrän, laadun ja kustannusten osalta. Tavoitetilassa asiakaskokemusta ja tuottavuutta parantavat hankkeet kohdistuvat strategian painopistealueiden mukaisesti ja ne saavat aikaan tavoitellun tuottavuuden parantumisen.

5) Ylläpidollinen jatkuva kehitys ja päivitykset

Tavoite: Palveluiden jatkuvan kehittymisen ja luotettavan toiminnan varmistaminen.

Myös jatkuvan kehityksen aktiviteetit voidaan kuvata osana toimintamallikarttaa, jotta ne on helppo hahmottaa osana kehittämisen kokonaisuutta. Aktiviteettien tavoitteena on varmistaa palvelun jatkuva kehittyminen ja parantuminen. Tavoitetilassa aktiviteettien tilanne ja kehittymistarpeet ovat hallinnassa ja päivitykset sujuvat luotettavasti.  

6) Käytöstä poistaminen ja korvaaminen

Tavoite: Palveluiden riskien hallinta. 

Aktiviteetit voidaan kuvata osana toimintamallikarttaa, jotta palveluiden riskit voidaan helpommin hahmottaa osana kokonaisuutta. Aktiviteettien tavoitteena on palvelujen luotettava muutoksenhallinta sekä häiriötön jatkuminen tuotannollisista muutoksista riippumatta. Tavoitetilassa muutoksista aiheutuvat häiriötilanteet on viiveettä kaikkien tiedossa ja häiriöiden vaikutukset on minimoitu.

  

Yllä kuvatut kehitysaktiviteetit muokkaavat organisaation toimintaa osana kehittämisen kokonaisuutta. Kehittämisen kokonaiskuva muodostuu kehityssalkkua ohjaavan kehitysputken (funnel) lisäksi toimintamallin tilannekuvasta (toimintamallikartta). Toimintamalli on toiminnan yleiskuva, josta voidaan nähdä markkinoiden, asiakasryhmien ja toimintojen vuorovaikutuksen kokonaisuus. Toimintamallin tilannekuva synnytetään asiakaskohderyhmien tilannekuvasta (vaikuttavuussalkun johtaminen) sekä toimintojen tilannekuvasta (toimintosalkun johtaminen).

Luonnos