Luonnos

Kustannushyötylaskelma


Pohjat perinteiseen hankkeeseen

Pohjat ketterään toteutukseen


Kustannushyötylaskelman tarkoitus

Kustannushyötylaskelma on olennainen osa hankkeen käynnistämisen perustelua. Helsingin kaupungin hankkeiden tulee pääsääntöisesti tuottaa hyötyjä ja hyötyjen tulee ylittää hankkeen kustannukset. Muussa tapauksessa hanke ei ole kannattava, eikä sen toteuttaminen ole perusteltua. Kustannuksia ovat sekä hankkeen aikaiset toteuttamisen kustannukset että hankkeen aiheuttamat käytönaikaiset kustannukset (esimerkiksi käyttökustannukset ja ylläpitokustannukset).

Hankkeen kustannushyötylaskelma myös mahdollistaa paremman viestinnän tietohallinnon, toiminnan yksikön/yksiköiden ja johdon välillä, sillä kustannushyötyanalyysiä laadittaessa keskustellaan niillä käsitteillä, joita toiminta ja johto ymmärtävät ja joista he ovat kiinnostuneita.

Lisäksi laskelman tuloksena saadaan tiedot, joiden perusteella johto pystyy päättämään hankkeen toteuttamisesta, jatkosta ja prioriteetista.

Laskelman sisältö

Hyödyt ovat sekä määrällisiä, että laadullisia. Vaikka kustannushyötylaskelmassa keskitytään määrällisiin, suoraan rahalla mitattaviin hyötyihin (esim. tuottavuuden lisäys, toimintakustannuksen aleneminen), tulee hyötyjä arvioidessa ja analysoitaessa muistaa myös laadulliset hyödyt, kuten organisaation joustavuuden, palvelusuoritteiden laadun, asiakastyytyväisyyden, vaikutusmahdollisuuksien, osallistamisen ja kaupunkilaisten hyvinvoinnin paraneminen. Tässä apuna voi käyttää arvovirtakartan tuloksia.

Hankkeen hyödyt realisoituvat pääasiassa hankkeen valmistumisen jälkeen. Puhutaan juoksevista tai vuotuisista käytönaikaisista hyödyistä. Näitä arvioitaessa on lisäksi huomattava, että hyötyjen realisoituminen on joskus mahdollista vasta usean eri hankkeen tulosten kautta (kehityssalkun kokonaisuuteen liittyvät hyödyt).

Lähestymistapa perinteisessä toteutuksessa

Perinteisessä hankkeessa kustannukset arvioidaan koko elinkaaren ajalta. Ensimmäinen hankkeen kustannushyötyvertailu laaditaan hankkeen valmisteluvaiheessa osana vaihtoehtotarkastelua. Tällöin keskitytään eri etenemisvaihtoehtojen kustannusten, hyötyjen ja haittojen vertailuun. Hyvä vertailu sisältää vaikutuksien arvioinnin myös toimintaan ja asiakkaisiin.

Tarkempi kustannushyötylaskelma tehdään käynnistysvaiheessa ja se on yksi edellytys hankintapäätöksen tekemiselle.

Jokaisen toteutusvaiheen päätteeksi on syytä tarkastella  kustannushyötylaskelman ajantasaisuus ja tarvittaessa, nostaa muutokset johto-/ohjausryhmän päätettäväksi.

Kustannushyötylaskelmassa on seuraavat komponentit ja näiden vertailu:

  • Nykytila jatkuu (eli hanketta ei toteuteta)
  • Hankkeen aikaiset kustannukset 
  • Käytönaikaiset kustannukset (hankkeen tuotokset ovat valmiit, hanke on ohi)
  • Hankkeen hyödyt 

 

Lähestymistapa ketterässä toteutuksessa

Ketterässä toteutuksessa kustannukset ja hyödyt arvioidaan betavaiheen alusta palvelun elinkaaren loppuun asti. Se on edellytys betavaiheen käynnistämispäätökselle.

Kustannushyötylaskelmassa on seuraavat komponentit ja näiden vertailu:

  • Kehityskustannukset (ennen käyttöönottoa)
  • Käytän aikaiset kustannukset (palvelun nähtävissä olevan elinkaaren loppuun)
  • Hankkeen hyödyt (poistuvista järjestelmistä ja palveluiden tehostumisesta koituvat säästöt sekä mahdolliset tulot, mutta myös vaikuttavuushyödyt)

 


Lisätietoa

JHS 171 ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen, sisältää myös liitteen 3: Kustannus-hyöty -analyysipohja

Luonnos