Luonnos

Roolit ja vastuut hankkeissa

Kehmet-organisaatio-kuva.png 

Johtamisen organisointi

 

Hankeorganisaatio muodostuu kolmesta tasosta:  

Johto- ja ohjausryhmä

vastaa koko hankkeesta ja sen tuloksellisuudesta

  • Ketterässä kokeilussa ja toteutuksessa ihannetapauksessa on sama kokoonpano jo palvelun kehittämisen aikana kuin sen julkaisemisen jälkeen tuotantovaiheessa
  • Perinteisessä toteutuksessa hankkeen johto- ja ohjausryhmä yleensä puretaan hankkeen päättyessä ja operatiivisen vastuun siirtyessä ylläpitävän organisaation operatiiviselle johtoryhmälle

Operatiivinen ohjaaminen

  • Perinteisessä hankkeessa hankepäällikön tehtävä on huolehtia hankkeen operatiivisesta ohjaamisesta.
  • Ketterässä kokeilussa ja toteutuksessa erillistä hankepäällikköä ei lähtökohtaisesti ole, vaan palvelusta vastaava (tuoteomistaja) hoitaa myös hankepäällikön tehtävät
     

Tiimit

  • toimivat ketterässä hankkeessa mahdollisimman itsenäisesti. Perinteisessä hankkeessa tiimityötä ohjataan projektipäällikkövetoisesti.

 

Hankkeesta riippuen varsinainen toteutustyö voidaan organisoida projekteiksi, tiimeiksi tai osa-alueiksi, joista kullekin nimetään tarvittaessa vetäjä. Vetäjän vastuulla on huolehtia siitä, että projektisuunnitelmassa ja tarkennetussa vaihesuunnitelmassa määritellyt tehtävät tulevat hoidetuksi ja tuotokset täyttävät niille asetetut vaatimukset.

 

Johtamisen organisointivaihtoehdot

Hankkeelle voidaan nimetä johtoryhmä, ohjausryhmä tai molemmat. Johtoryhmäksi voidaan myös osoittaa jokin toimivan organisaation johtoryhmistä niin haluttaessa. Pienemmissä kehityshankkeissa voidaan johtoryhmän vastuu osoittaa myös linjaorganisaatiossa virkavastuulliselle.

Alla on kuvattu Helsingin kaupungilla käytettyjä eri vaihtoehtoja johtoryhmän ja ohjausryhmän organisoimiseksi.

 

Kehmet-JORYOHRY-kuva.png

 

Johtoryhmä

 

Johtoryhmän vastuu

Johtoryhmä toteuttaa jonkin kaupungin viranhaltijan tai toimielimen päätäntä- ja ohjausvaltaa hankkeelle määrätyissä rajoissa. Johtoryhmällä on oltava näissä rajoissa riittävä valta ja vastuu tehdä päätöksiä. 

Johtoryhmän roolit

Sama henkilö voi toimia useassa roolissa.

Johtoryhmän puheenjohtaja

Hankkeen omistaja, jolla on virka- tai linjavastuullinen mandaatti ohjata hanketta. Hän hyväksyy, päättää tai vie ylempään päätöksentekoon hankkeen tuloksenteon kannalta tärkeät asiat (liittyen esim. sisältöön, kustannuksiin, rahoitukseen, henkilöstö-, materiaali- ja muihin resursseihin).

Usein johtoryhmän puheenjohtaja on palvelun omistavasta organisaatiosta, mutta voi tulla myös muusta päättävästä organisaatiosta.

Palvelun omistaja

Henkilö, jolla on kokonaisvastuu siitä palvelusta, jota hankkeessa kehitetään. Omistaja varmistaa, että hanke keskittyy palvelun toiminnan kannalta lisäarvon tuottamiseen ja että sillä on selvä palvelun valtuutus. Palvelun omistaja voi johtoryhmän lisäksi olla myös ohjausryhmän puheenjohtaja. Hän on viime kädessä vastuussa asiakastarpeen määrittelystä ja toteutumisesta itse palvelussa.

Toteuttajaorganisaatioiden edustajat

edustavat hankkeen toteuttajaosapuolta ja huolehtivat toteuttajien resursseista. Toteuttajaorganisaatio voi olla joko sisäinen tai ulkoinen.

Palvelun ylläpitäjäorganisaation edustajat

vastaavat ylläpidon resursoinnista ja operatiivisen palvelun laadusta. Ylläpitäjäorganisaatio voi olla joko sisäinen tai ulkoinen.

Hankepäällikkö tai palvelusta vastaava eli tuoteomistaja

toimii johtoryhmän kokousten asioiden esittelijänä ja sihteerinä.

 

Tarpeen mukaan johtoryhmään voidaan nimetä edustus myös käyttäjäorganisaatioista ja muista merkittävistä sidosryhmistä.

 

Ohjausryhmä

 

Ohjausryhmän vastuu

Ellei johtoryhmää ole nimettynä, ohjausryhmä kantaa johtoryhmän vastuun. Muutoin ohjausryhmä valmistelee johtoryhmän päätöksentekoa, jotta johtoryhmän ajankäyttö olisi tehokkaampaa. Ohjausryhmä tukee ja ohjaa hankkeen läpiviennissä hankepäällikköä, tai ketterässä hankkeessa tuoteomistajaa. Ohjausryhmä vahvistaa hankkeen näkyvyyttä sidosryhmiin ja käyttäjäorganisaatioihin.

Ohjausryhmän roolit

Kun käytetään erillistä johtoryhmälle valmistelevaa ohjausryhmää, tulisi siinä pääsääntöisesti olla henkilöt vastaavista organisaatioista kuin johtoryhmässä. Sama henkilö voi toimia useassa roolissa.

Palvelun omistaja

toimii yleensä myös ohjausryhmän puheenjohtajana. Hän on viime kädessä vastuussa asiakastarpeen määrittelystä ja toteutumisesta.

Palvelusta vastaava eli tuoteomistaja

toimii ohjausryhmän kokousten asioiden esittelijänä ja sihteerinä ketterässä hankkeessa.

Palvelusta vastaava toimii palvelun omistajan ohjauksessa ja huolehtii siitä, että käyttäjien tarpeet on määritelty oikein, lopputulos on näiden vaatimusten mukainen ja tuotantokäytössä täyttyy palvelulta odotettu palvelutaso.

Toteuttajaorganisaatioiden edustajat

edustavat hankkeen toteuttajaosapuolta ja huolehtivat toteuttajien resursseista. Toteuttajaorganisaatio voi olla joko sisäinen tai ulkoinen.

Hankepäällikkö

toimii ohjausryhmän kokousten asioiden esittelijänä ja sihteerinä perinteisessä hankkeessa.

Perinteisessä hankemallissa hankepäällikkö vastaa ohjausryhmälle hankkeen etenemisestä etukäteissuunnitelman mukaisesti.

Puhtaimmillaan ketterässä mallissa ei hankepäällikköä ole erillisenä roolina ollenkaan vaan palvelusta vastaava hoitaa myös hankepäällikön tehtävät. Tarvittaessa hankepäällikkö kuitenkin voidaan nimetä auttamaan palveluista vastaavaa hankkeen operatiivisesta ohjauksessa. Silloin hankepäällikkö toimii ohjausryhmässä etenemisen esittelijänä yhdessä palvelusta vastaavan kanssa.

 

Tarpeen mukaan ohjausryhmään voidaan nimetä edustus myös käyttäjäorganisaatioista ja muista merkittävistä sidosryhmistä.

 

Läpileikkaavat roolit ja vastuut

 

Palvelusta vastaava eli tuoteomistaja

toimii palvelun omistajan ohjauksessa ja huolehtii siitä, että käyttäjien tarpeet on määritelty oikein, lopputulos on näiden vaatimusten mukainen ja tuotantokäytössä täyttyy palvelulta odotettu palvelutaso. Ketterässä hankkeessa palvelusta vastaava toimii myös hankepäällikön roolissa.

Hankepäällikkö

Hankepäälliköllä on vastuu ja valtuudet projektin päivittäisestä johtamisesta, jotta halutut tuotokset saadaan toteutettua johtoryhmän kanssa sovittujen rajausten puitteissa. Hankejohtaja on myös vastuussa siitä, että hankkeen tuotoksilla on mahdollista saada aikaan liiketoimintaperusteessa määritellyt hyödyt. Asiakastarpeen tulkinta ja tuotosten käyttöönotosta saatavien hyötyjen ulosmittaus ei ole hankejohtajan, vaan palvelupäällikön vastuulla.

Kokonaisarkkitehti/ICT-arkkitehti

Kokonaisarkkitehti (kaupunki) / ICT-arkkitehti (toimiala) asettavat kehittämishankkeen raamit suhteessa koko Helsingin ja toimialan toiminta-, tieto- ja tietojärjestelmäkokonaisuuteen. He ovat myös apuna ja tukena ratkaisuarkkitehtuurista vastaavalle henkilölle sekä tarkastelussa että työn etenemisessä. Kokonaisarkkitehti/ICT-arkkitehti ei ole toteutusvastuussa ratkaisuarkkitehtuurin osalta.

Kokonaisarkkitehti/ICT-arkkitehti ovat kuitenkin vastuussa siitä, että hankkeella on saatavilla ajantasaiset kokonaisarkkitehtuurisisällöt liittyvistä järjestelmistä, teknologioista, tietovarannoista ja prosesseista. Kokonaisarkkitehti/ICT-arkkitehti on myös vastuussa siitä, että kehityshankkeen myötä syntyneet muutokset kokonaisarkkitehtuuriin tulevat asianmukaisesti kirjatuiksi kaupungin ja/tai toimialan yhteiseen kokonaisarkkitehtuuridokumentaatioon.

Ratkaisuarkkitehti

Asettaa ja tarkentaa ylätason hankkeen toteutuksen raamit kokonaisarkkitehtuurin linjauksen mukaisesti ja dokumentoi pääasialliset vaihtoehdot kehityshankkeen mahdollisiksi lähtötilanteiksi yhdessä kokonaisarkkitehdin/ICT-arkkitehdin kanssa.

Ratkaisuarkkitehti vastaa siitä, että kehityshankkeessa suunnitellaan ja kuvataan riittävällä tasolla kokonaisratkaisun arkkitehtuuri vaihtoehtoineen niin prosessien kuin myös tietojärjestelmien, tietovarantojen ja käytettyjen teknologioidenkin osalta.

Tietoturvasta ja tietosuojasta vastaava

Määrittelee ja tarvittaessa dokumentoi tarvittavan tietoturvallisuuden sekä yksityisyyden suojan tason sekä jatkuvuustarpeen käymällä läpi kohdealueeseen liittyvää lainsäädäntöä, käytäntöjä, prosesseja sekä niissä liikkuvia tietoja.

Kaupungin tai hallintokunnan tasolla toimivaa yleisesti tietoturvasta tai tietosuojasta vastaavaa ei kuitenkaan tule sekoittaa hankkeen ratkaisuarkkitehtuurista vastaavan tehtävään. Hankkeella tulisi olla riittävä ja kyvykäs resursointi itse toteutustiimeissä ratkaisuarkkitehtuurin ja siihen liittyvien tietoturva- ja tietosuojanäkökulmien dokumentointiin.

 

 

Luonnos