Kehittämisen edellytykset

Visio kehityskohteesta 

Jotta voi tehdä luotettavia valintoja siitä, mihin kehityspanostuksia kannattaa kohdentaa, itse toiminnan ympäristö ja muut toimijat pitää kartoittaa. Visio kehityskohteesta perustuu tietoisuuteen omasta nykytilasta ja tavoitteista. Visio kannattaa määritellä suhteessa toimintaympäristön muutokseen.

Asiakasymmärrys 

Asiakkaan ymmärtäminen on kaiken kehittämisen tärkeä lähtökohta. Muutoksia voidaan tehdä organisaation sisäisistä lähtökohdista, mutta tässä piilee osaoptimoinnin vaara, eli sellaisten muutosten tekeminen, jotka eivät hyödytä asiakasta. Kun asiakastarve on johtotähtenä tekemiselle, muutokset saavat oikean suunnan ja tällöin voidaan puhua kehittämisestä muutoksen sijaan. Selvitä kuka on asiakkaasi ja mitä tämä asiakas tarvitsee sekä milloin hän tätä tarvitsee.

Toiminnan selkeä määrittely 

Toiminnan ja sen kyvykkyyden ymmärrykseen on panostettava, jotta kehittämisestä tulee tavoitteellista.

Nykyinen toiminta on hyvä kuvata riittävän tarkalla tasolla, jotta voidaan arvioida mitä pitää muuttaa ja miten. Esimerkiksi Business Model Canvas tai arvovirtakartta ovat tehokkaita tapoja kuvata toiminta sellaisella tasolla, että toiminnassa olevat kehitysmahdollisuudet saadaan konkreettisesti esiin. Toiminnan määrittelyssä on tärkeää ymmärtää, että vaikka toiminta olisi kuvattu, tämä on mahdollisesti hyvinkin eri asia kuin se miten toiminta oikeasti tapahtuu. Jotta kehityksellä on mahdollisuuksia onnistua, pitää nimenomaan selvitää todellinen toiminta.

Muutoksen riskien tiedostaminen

Kehitys ei tapahdu irrallisena asiana, vaan systeemien osat vaikuttavat aina toisiinsa. Pohdi kehityksen ja uuden toiminnan riskejä sekä kehityshankkeen että muutetun toiminnan kannalta. Mitä voidaan tehdä havaittujen riskien minimoimiseksi? Onko riskitaso hyväksyttävä saavutettuun toiminnan parantamiseen nähden?

Mittarit nykytilan ymmärtämiseen

Mittaa työn tekemistä lopputuloksen lisäksi. Ajatus on että jos mittaamme lopputulosta, olemme jo myöhässä. Mittareita tulee asettaa:

• Ovatko edellytykset tehdä työtä kunnossa?
• Eteneekö työ siten kuin sen tulisi edetä?
• Saiko asiakas sitä mitä halusi, silloin kuin halusi ja siinä määrin kuin halusi?

Valmius jatkuvaan kehittämiseen

Henkilöstöä on hyvä kannustaa jatkuvaan toiminnan kehittämiseen ja mahdollisuuksien mukaan myös palkita onnistumisista. Siksi myös toiminnalle asetettujen tavoitteiden tulisi olla mahdollisimman selkeitä ja hyvin viestittyjä. Kaikkien osallisten tulee tietää millä tavoin päivittäiset työtehtävät tuottavat arvoa asiakkaalle. Lisäksi kehittämisen menetelmien tulee olla kaikkien tiedossa ja tukea kehittämiseen tulee olla saatavilla.

Osaamista tulee kehittää työtehtävät huomioiden niin, että kehittymiseen sisältyy kehityskohteiden tunnistamista ja tulkitsemista. Kehittämiseen tulee olla varattuna riittävästi aikaa ja kehityskohteiden tunnistamiselle tulisi olla olemassa rutiini. Motivaatiota kehittämiseen synnytetään tarjoamalla mahdollisuus vaikuttaa tavoitteisiin. 

Oman henkilöstön valmiudet kehittämiseen ovat aina olennaisimmassa roolissa. Kun kehittämistä tehdään organisaation ulkopuolisella avulla, hankeorganisaatio kantaa toki vastuun toteutuksesta, mutta organisaation oma henkilöstö on silti lopulta vastuussa hankkeen suunnasta ja tavoitteista. Organisaation ulkopuolisella avulla toteutettu kehitys vaatii yleensä erityistä viestintää, muutoshallintaa sekä koulutusta, jotta käyttöönotto ja hyödyt saadaan täysimääräisinä.