Luonnos

Alfavaihe

Kettera_toteutus_03

Kuvaus

Alfavaiheen tavoitteena on kokeilla kevyesti tulevan palvelun mahdollista toteutustapaa ja saada käyttäjiltä varmistus sille, että valittu suunta on oikea. Samalla testataan, että mahdolliselle uudelle palvelulle suunniteltu toimintaprosessi on mielekäs ja että palvelun suurimmat tekniset riskit saadaan luultavimmin ratkaistua. Alfavaihe kestää yleensä puolestatoista kahteen kuukauteen.

Selvitysvaihe ja alfavaihe muodostavat yhdessä kokeilun.

 

Edellytykset alfavaiheen aloittamiselle

Alfavaiheen käynnistäminen edellyttää, että selvitysvaihe on viety hyväksytysti loppuun ja johtoryhmä tai toimiva johto on sen tulosten perusteella päättänyt, että hankkeen valmistelua kannattaa jatkaa alfavaiheeseen.

Alfavaiheessakaan ei ole kysymys vielä varsinaisesta palvelun toteutuksesta, vaan vasta kevyin kustannuksin tuotettavasta prototyypistä, joka on osa kokeilua. Koska alfavaiheessa ei vielä olla sitouduttu varsinaiseen hankeinvestointiin, rahoitus hoidetaan tavanomaisesti osana normaaleja toiminnan kuluja. Mikäli vaiheessa tarvitaan ulkopuolisia resursseja, tulee selvittää kaupungin soveltuvat puitesopimukset, joita tulee ensisijaisesti hyödyntää hankintoja toteutettaessa. 

 

Milloin alfavaihe on onnistuneesti valmis

Kokeilua voidaan pitää onnistuneena, kun sen lopputulemana ymmärretään käyttäjätarve ja vähintään 60 % käyttäjistä on ratkaisun prototyyppiin tyytyväisiä.

Kokeilun onnistunut lopputulos voi olla myös 1) johtopäätös siitä, että sitä ei ole mielekästä jatkaa, koska testattaessa palveluidea ei näyttänyt tarpeeksi lupaavalta, ja 2) tästä kokeilusta saadut opit. Mikäli jatketaan varsinaiseen kehittämiseen, siirrytään tämän jälkeen betavaiheeseen.

 

Milloin alfavaihe täytyy toistaa tai siirtyä toisenlaiseen valmistelumalliin

Alfavaihe voidaan toistaa, mikäli kokeiltu ratkaisu ei tunnu tarpeeksi lupaavalta, tai on olemassa on vielä lupaavampi ratkaisu tai oletukset ovat matkan varrella merkittävästi muuttuneet. Mikäli alfavaiheen päätteeksi päädytään siihen, että räätälimäinen omassa ohjauksessa kehittäminen ei ole välttämätöntä vaan voidaan käyttää tuotetta tai valmisratkaisua, siirrytään perinteisen toteutuksen käynnistysvaiheeseen



 

Alfavaiheen kulku ja tuotokset

 

Alfan eteneminen

 

Alfavaiheen varsinainen tuotos on alfaversio palvelusta (tai palveluista). Alfaversio on käytännössä toteutettu kokeilu (usein tietojärjestelmäkokeilu). Se on luonteeltaan kokeiluun tarkoitettu prototyyppi, joten sille ei tarjota varsinaista ylläpitoa ja palvelutasoa. Alfaversion tietoturva- ja tietosuojataso voi olla matala jos järjestelmässä ei käsitellä oikeaa dataa.


1-2. Hankintavalmistelu ja alfan hankinta

eli resurssien hankkiminen prototyypin toteutukseen


3. Kokeilun toteuttaminen

eli prototyypin rakentaminen

  • Alfa eli prototyyppi (lisätietoa)
  • Kanban (lisätietoa)
  • Kehitysjono (lisätietoa)
  • Prototyyppiin perustuva konsepti ratkaisuarkkitehtuurista, jota kehitetään ja verifioidaan kokeiluissa
    • Toiminnallinen ratkaisuajatus
    • Alustavat tieto- ja datatarpeet, lähteet, kehitystarpeet, masterit
    • Olemassa olevien tietojärjestelmien ja ratkaisujen hyödyntämisen verifiointi, esim. integraatiot

4. Johtopäätökset

eli käyttäjäpalautteen ja kokeilun onnistumisen analyysi sekä ratkaisu jatkosta näiden perusteella


Tärkeimmät tehtävät

 

Asiakaslähtöisyys ja ohjaus

Palvelusta vastaava

  • Kokeilun resursoinnin valmistelu (ml. mahdollinen hankinta)
  • Tarpeiden priorisointi kehitysjonoon suhteessa sen toiminnan ja niiden asiakkaiden tarpeisiin, joita palvelemaan tuleva palvelu on tulossa
  • Kokeilun suunnitelman esittely ohjaus- tai johtoryhmälle ja käynnistyspäätöksen haku
  • Alfaversion kehityksen ohjaaminen kehitysjonolla ja päivittäisellä viestimisellä
  • Vastuu käyttäjäpalautteen hankkimisesta
  • Huolehtii siitä, että järjestetään katselmointi, jossa hankkeen aktiiviset jäsenet ja sidosryhmät voivat tutustua prototyyppiin ja keskustella kokonaiskuvasta
  • Huolehtii siitä, että jatkuva oppiminen toteutuksen työtavoista alkaa muodossa tai toisessa
  • Kokoaa kokeilun lopuksi analyysin käyttäjäpalautteesta sekä kokeilun teknisistä tuloksista

Muotoilija

  • On apuna käyttäjätarinoiden ja alustavan kehitysjonon tuottamisessa
  • Vastaa palvelun konseptoinnista ja prototyypin käyttöliittymästä sekä huolehtii palvelupäällikön apuna käyttäjäpalautteen hankkimisesta ja koostamisesta

Ohjaus- tai johtoryhmä

  • Päätös kokeilun resursoinnista ja lupa mahdollisen hankinnan toteuttamiseen
  • Aikajakson asettaminen kokeilulle, esimerkiksi kuusi tai kahdeksan viikkoa. Tällä varmistetaan, että laajuus ei kasva liian suureksi.
  • Päätös siitä, ovatko kokeilun tulokset tarpeeksi lupaavia että varsinaista toteutusta kannattaa alkaa valmistella. Jos päätetään jatkaa toteutuksen valmisteluun, vahvistetaan vielä valmisteltava toteutustapa:
    A) eteneminen ketterän hankkeen beta-vaiheeseen, kun kyseessä ratkaisu jota ei voida ostaa tuotteena ja joka vaatii tiukkaa omaa johtamista
    B) siirtyminen tuotteen tai valmisratkaisun implementointiin eli perinteisen toteutuksen käynnistysvaiheeseen, mikäli huomataan että tyydyttävä ratkaisu löytyy markkinoilta

 

Hankinta

Palvelusta vastaava

  • Valmistelee kokeiluun mahdollisten hankittavien resurssien hankintamallin valinnan kokeilun kokonaiskustannusten arvioinnin pohjalta. Kokonaiskustannuksia arvioidessa tulee huomioida alfavaiheen lisäksi mukaan myös selvitysvaiheessa jo mahdollisesti ostettu työ. 
  • Arvioitujen kokonaiskustannusten perusteella hankintatavaksi valitaan ensisijaisesti puitesopimuksen käyttäminen tai vaihtoehtoisesti tavanomainen hankinta. Tyypillisesti hankintaan henkilöresursseja (esim. ohjelmistokehittäjiä). Mikäli sopivaa puitesopimusta ei ole, hankinta on kilpailutettava, jos arvioitu kokonaiskustannus ylittää kansallisen kynnysarvon (60 000 €). Kustannuksiltaan alle kynnysarvon jäävät hankinnat (ns. pienhankinnat) voidaan toteuttaa kilpailuttamatta.
  • Hankinnasta vastaa yleensä palvelusta vastaava, ja sen läpiviennissä on noudatettava hankintakäsikirjaa. Lisäksi on suositeltavaa hyödyntää kaupungin hankinta-asiantuntijoiden osaamista.
  • Palvelusta vastaavan on syytä huomioida aikataulutuksessa puitesopimusten toimitusajat, jotka voivat pisimmillään olla kahden kuukauden mittaisia. Nopeasti toteutettu ketterä hankinta puitesopimuksesta (esim. ohjelmistokehitys) on kuitenkin mahdollista toteuttaa n. 2-3 viikossa. Hankinnoissa tulee aina noudattaa hankintalain määräämiä minimiaikoja. Minimiajat on suositeltavaa varmistaa hankinta-asiantuntijoilta.

 

Arkkitehtuuri

Toteutus

  • Prototyypin toteuttava tekninen asiantuntija vastaa selvitysvaiheen linjausten perusteella alfaversion teknisen toteutustavan valinnasta sekä toteutuksesta yhdessä muotoilijan kanssa

 

Tietoturva

Palvelusta vastaava

  • Huolehtii, että on kirjattu ylös ymmärrys siitä, mitä tietoturvatasoa prototyypin totetutuksessa tulee noudattaa. Alfavaiheen tietoturvataso voi merkittävästi poiketa lopullisesta visiolakanaan kirjatusta tietoturvatasosta, koska kyseessä on kokeilu, jota ei oteta sellaisenaan käyttöön. On kuitenkin mahdollista, että jo alfavaiheessa järjestelmässä käsitellään sellaista tietoa, että tietoturvallisuudesta vaiheen aikana on erityisesti huolehdittava.
Luonnos