5.3. Käyttötapausten käsittelyn prosessi

Käyttötapausten käsittelyn sujuvoittamiseksi tiedon hyödyntämisen työryhmä käsittelee käyttötapauksia kuvan 8 mukaisella prosessilla. Käyttötapausten omistajat (esim. toimialojen liiketoimintaedustajat) kuvaavat käyttötapauksensa työryhmän määrittelemälle lomakkeelle mahdollisia ennakkotapauksia hyväksi käyttäen. Käyttötapauslomakkeella kysytään tietoa datasta luokiteltuna tietosisällön ja datan käytön mukaan (4.1 ja 4.2). Prosessissa on eriytetty toimialan sisäisen datan käsittely, jonka hyödyntämisestä päätetään toimialan sisäisesti silloin kun käyttötapaustyyppi on tunnettu. Toimialojen välisen datan hyödyntämisen sekä täysin uudentyyppiset tiedon hyödyntämisen tapaukset käsitellään tiedon hyödyntämisen työryhmässä, joka antaa suositukset etenemisestä toimialan viranhaltijalle ja kirjaa tapauksen ennakkotapauspankkiin.

Jos käyttötapaukselle löytyy samankaltainen ennakkotapaus aiemmin käsiteltyjen tapausten joukosta tai hyödynnettävä data ei ole luottamuksellista (kyse esimerkiksi ei-henkilötietoa sisältävästä datasta, kuten Helsingin puut tai terassit), käyttötapaus voidaan käsitellä ns. kevennetyn prosessin mukaisesti. Tällöin toimialan juristi tai tiedon hyödyntämisen työryhmän sihteeri tekee suosituksen perusteluineen ja vie sen tiedoksi työryhmälle. Kaikki käyttötapaukset kuvataan perusteluineen (miksi/miksi ei dataa avattu) ja tallennetaan ennakkotapauspankkiin. Tavoitteena on se, että toimintamallin vakiintuessa käyttötapauksia voidaan ratkaista enenevässä määrin suoraan ennakkotapauspankkiin kerättyjen esimerkkien avulla ilman tiedon hyödyntämisen työryhmän erillistä käsittelyä.

EU:n tietosuoja-asetus antaa mahdollisuuden hyödyntää lainsäädännön alaisia aineistoja tilasto- ja tutkimustoimintaan. Tutkimushankkeisiin on luotu omia lupakäytänteitä eikä tilasto- ja tutkimushankkeisiin käytettäviä aineistoja tarvitse viedä em. käyttötapauskäsittelyprosessin läpi.

Kuva 8. Tiedon hyödyntämisen toimintamalli.