3.2. Tiedonhallintalain velvoittamat toimenpiteet ja tietovarantojen hallinta
Tietovarantojen hallintaan liittyy keskeisesti tiedonhallintalaki, joka astui voimaan 1.1.2020. Lain tarkoituksena on varmistaa viranomaisten tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi, mahdollistaa viranomaisten tietoaineistojen turvallinen ja tehokas hyödyntäminen sekä edistää tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuutta. Valtiovarainministeriön yhteyteen perustettu julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta arvioi ja ohjaa valtion ja kuntien viranomaisten tiedonhallinnan toteuttamista. Tiedonhallintalakiin ja muussa laissa säädettyyn tiedonhallintaan liittyvien tehtävien kokonaisohjauksesta vastaa Helsingin kaupungilla tiedonhallintaryhmä.
Tiedonhallintalaki edellyttää kaupungilta toimenpiteitä ja kartoituksia mm. seuraavista asioista:
• Tietovarantojen käyttäjät ja omistajat, tietosisältö erityisesti tiedon luottamuksellisuutta koskien, tiedot tietojen säilytysajoista, arkistoinnista ja tuhoamisesta, sekä selostus, miten tietovarantoja käsitellään tietoturvallisesti
• Tietovirtakartoitus, josta ilmenee viranomaisten välillä tapahtuva tiedonsiirto, tiedonsiirtotapa ja siirrettävä tietosisältö
• Tiedon yhteentoimivuuden parantaminen ministeriöiden antamia ohjeistuksia noudattaen
• Tiedot tietojen säilytysajoista, arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta
Kaupungin tiedonohjaussuunnitelma (TOS) on osa tiedonhallintalain edellyttämää tiedonhallintamallia. TOS ohjaa mm. siihen merkittyjen digitaalisten asiakirjatietojen elinkaarten hallintaa. Tiedonohjaussuunnitelmalla ei hallita tietojärjestelmien tietoaineistoja tietoyksikkötasoisesti. Sen sijaan TOS:n tulee sisältää eri hakuperusteilla tietoyksiköistä muodostettavat digitaaliset asiakirjat kuten tilastot, tutkimukset, raportit ym.
Lain tarkoitukset ovat osittain samoja, mitä datastrategiassa tavoitellaan tietovarantojen hallinnassa, jakamisessa ja hyödyntämisessä. Tietovarantojen hallinnan kannalta onkin tärkeää, että tiedonhallintalain edellyttämissä kartoituksissa ja toimenpiteissä otetaan huomioon myös datastrategia. Lain vaatimusten lisäksi toteutetaan tarvittaessa toimenpiteitä, jotka edistävät yleisesti kaupungin datan hyödyntämistä. Yhtenäiseen tietomalliin nojaavaan, eri toimijoiden yhdessä muodostamaan dataan, on mahdollista rakentaa modulaarisesti hallitut palvelut ja silti antaa asiakkaalle yhtenäinen palvelukokemus.