3.4. Ydintiedon hallinta

Ydintieto on pysyvästi tarvittavaa perustietoa, jonka olemassaolo on välttämätöntä useiden prosessien ja toiminnan kannalta. Ydintiedon idea on, että se tieto, jota käsitellään ydintietona, ei ole organisaatiossa kiistanalaista, vaan koko organisaatiolla on yhteinen käsitys siitä, mistä tiedosta on kyse, mikä tiedon sisällön pitää olla ja mistä tieto löytyy. Yksiköt, jotka tarvitsevat ydintietoa, eivät muodosta datasta ylimääräisiä kopioita, vaan käyttävät ydintietoa suoraan sen lähteestä käsin.

Ydintiedon hallinta nostaa organisaation tehokkuutta sekä laatua tiedonkäsittelyssä. Parantunut tehokkuus ja laatu syntyvät ydintiedon oikeellisuudesta: oikea tieto löytyy helposti ja on käytössä läpi organisaation.

Kaupungin organisaatiossa ydintietoa on kahdella tasolla: toimialan sisäistä ja kaupungin yhteistä. Niitä voidaan kuvata seuraavasti:

• Toimialan sisäiset ydintiedot palvelevat ensisijaisesti toimialan omia prosesseja ja tarpeita. Sisäistä ydintietoa voidaan jakaa tarvittaessa, mikäli datan jakaminen on mahdollista, toimialan ulkopuolelle, mutta sille ei ole jatkuvaa tarvetta kaupungin yhteisissä prosesseissa

• Kaupungin yhteiset ydintiedot ovat käytössä useissa kaupungin toiminnoissa

Erityisesti kaupungin yhteiset ydintiedot ovat kaupungin datastrategian kannalta merkityksellisiä, sillä ydintiedon avulla tietovarantoja pystytään yhdistämään luotettavasti ja tehokkaasti eri käyttötapauksia varten. Kaupungin ydintiedon on oltava kaupunkitason jaettua tai avattua tietoa, jotta sitä voi vapaasti käyttää kaupungin sisäisesti.

Datastrategiassa on tunnistettu oheiset kaupungin ydintiedon osa-alueet (ks. kuva 5), joiden systemaattinen käyttäminen helpottaa merkittävästi toimialojen välistä tiedonvaihtoa, tiedon yhdistelyä sekä kaupunkitason toimintoja. Kaikille näille alueille kehitetään kaupunkitasoinen ydintieto.

• Asiakas. Kaupungin palveluita käyttävät tai tarvitsevat toimijat, kuten asukkaat, säännölliset vierailijat, turistit, yritykset ja yhteisöt sekä kaupungin sisäiset asiakkaat

• Sidosryhmät. Valtio, muut kunnat, toimittajat ja kumppanit, oppilaitokset, kolmas sektori

• Organisaatio. Organisaatiorakenne, delegointirakenne, päätöksenteon rakenne

• Palvelu. Kaupungin tarjoamat fyysiset ja digitaaliset palvelut

• Kohde. Sisältäen korkeamman tason kohdeluokat, kuten rakennukset, rakennetut kohteet, luontokohteet ja kaupungin palvelutilat

• Henkilöstö. Kaupungin henkilökunnan palvelusuhdetieto

• Talous. Kustannukset, tilit, budjetin seurantakohteet

Kuva 4. Tunnistetut kaupungin yhteiset ydintiedot ja ydintietoa sisältävät tietojärjestelmät. Merkittävät puutteet on merkitty punaisella.

Jotta ydintieto saadaan kaupungin yhteiseen käyttöön, on ensin määriteltävä datojen ja järjestelmien nykytila sekä osa-alueittain kartoittaa se tavoitetila, johon halutaan päästä. Kartoituksen pohjalta määritetään tiekartta, jonka perusteella ydintiedon hallintaa kehitetään.