Kulttuuri- ja vapaa-aika toimialalla starttasi tammikuussa 2019 vapaaehtoistoiminnan digitaalisen alustan kehitysprojekti. Olen toiminut projektissa projektipäällikkönä kevään ajan. Projektin tavoitteena on luoda vapaaehtoistoiminnan digitaalinen alusta, jonka avulla voidaan tukea laadukkaiden vapaaehtoistoiminnan polkujen syntymistä Helsingissä kaikkien helsinkiläisten hyväksi.
Teksti: Palvelumuotoilija Saara Jäämies,
Vapaaehtoistoiminnan digitaalinen alusta -projekti, projektipäällikkö, Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
Uusi alusta on omiaan myös madaltamaan kynnystä vapaaehtoistoimintaan hakeutumiseksi ja toiminnassa mukana olemiseksi, toteutuessaan se ehkäisee syrjäytymistä, edistää osallisuutta sekä kaupunkilaisten välistä yhteisöllisyyttä. Tavoite on julkaista vaiheittain palvelu, josta asukkaat löytävät juuri itselleen sopivia vapaaehtoistehtäviä omia hakukriteerejä käyttäen ja voivat saada niistä tulevaisuudessa myös oma.helsinki -profiilinsa perusteella herätteitä. Projektin ensimmäisen vaiheen aikataulu on toteutunut suunnitellusti ja ensimmäisen prototyyppi valmistuu kesän alussa 2019. Valmis palvelu julkaistaneen kaupunkilaisten käyttöön syksyllä 2020.
Kehitysprojektia on viety kevään 2019 aikana eteenpäin palvelumuotoiluprosessina asiakaskeskeisen kehittämisen ja muotoiluajattelun menetelmiä hyödyntäen. Kaupunkilaiset, kumppanit ja sidosryhmät ovat olleet tiiviisti mukana yhteiskehittämisessä pitkin kevättä. Projektiin on osallistunut tähän mennessä erilaisin tavoin työpajoista haastatteluihin yhteensä reilusti yli 100 kaupunkilaista, eri organisaatioiden edustajaa ja yhteistyökumppania.
Design Sprint oli yksi kevään kehittämisen aikana käytetyistä palvelumuotoilun menetelmistä. Design Sprint on viiden päivän mittainen työpajojen sarja, jossa ketterien ja nopeatempoisten vaiheiden kautta kuljetaan haasteen määrittelystä ja konseptin ideasta sen nopeaan prototypointiin ja aitoon käyttäjätestaukseen. Menetelmän on alun perin kehittänyt Google Venturesilla Jake Knapp (2016: Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days) ja menetelmä on saavuttanut viimeisen kolmen vuoden aikana suuren suosion ympäri maailmaa. Design Sprintin vahvuutena on sen ytimessä toimiva moniammatillinen tiimi sekä idean konkreettinen nopea testaaminen ja validointi. Design Sprint on menetelmänä oivallinen erityisesti silloin kun halutaan testata jonkinlaista alustavaa ideaa, eikä haluta heti panostaa suuria resursseja kehityshankkeisiin. Sprintin kautta ideoita voidaan testata nopeasti ja edullisesti – ja saada niistä hyvin konkreettisia tuloksia irti vain viikossa. Design Sprint -menetelmän käyttöön ei ole yhtä oikeaa tapaa; se toimii sekä yksittäisten ideoiden testaamiseen kuin laajempienkin kompleksisten haasteiden ratkaisuun.
Design Sprint viikon suunnittelu ja toteutus tapahtui Futuricen avulla. Suunnittelu alkoi Sprint-tiimin kokoon kutsumisella. Tavoitteena oli tuoda Sprintissä yhteen mahdollisimman monialainen, moniammatillinen ja kehitystyön kannalta edustava joukko tekijöitä. Lisäksi tuli varata Sprintille sopiva työskentelytila, joka olisi käytössämme kokonaisen viikon, varata materiaalit, post-it –laput, fläpit, tussit, prototypointia varten pahvia, paperia, liimaa ja muuta askartelutarviketta sille varalle, että päätyisimme rakentamaan protosta paperisen, kuten sitten kävikin. Tiimimme kokoonpanoksi vahvistui 7 hengen ydintiimi, jota täydensi erilaiset asiantuntijat viikon alkupäivinä. Ydintiimissä oli muutama kaupungin työntekijä ja järjestöjen edustajia, UX-suunnittelija Futuricelta sekä kaksi, aitoa ja oikeaa, vapaaehtoista. Futuricelta saatiin myös Design Sprint viikkoon suunnittelu- ja fasilitointiapua. Kun valmistelut oli saatu tehtyä olikin jo Sprint viikon käynnistymisen aika.
Sprint viikko käynnistyi sekä käsillä olevan viikon tavoitteen määrittelyllä että ratkaistavan haasteen tarkentamisella. Omassa Sprint-viikossamme otimme viikon alkuun myös projektin aiemmassa vaiheessa tehdyn asiakasymmärrysaineiston läpikäynnin, tutustuimme suunnitteluempatiaa herättämään projektissa tehtyihin asiakaspersooniin sekä kerättyyn käytättäjätestausdataan vapaaehtoistoiminnan digitaalisten palveluiden käytöstä. Ennakoimmepa myös hieman tulevaisuutta erilaisia trendikortteja hyödyntäen. Maanantain aikana kuulimme myös useita asiantuntijoita (expert interview) ja heidän avullaan tarkensimme myös ratkaistavan haasteen reunaehtoja.
Toisena Sprint-päivänä keskityimme benchmarkkaamiseen ja alustavaan ideointiin. Benchmarkkauksen kohteena olivat sekä tutut digipalvelut että kauempaa, boksin ulkopuolelta, haetut hyvät ja huonot kokemukset erilaisista sovelluksista ja verkkopalveluista. Jokainen tiimiläinen sai esitellä salamademona (ns. “lightning demot”) jonkin itselleen tutun digipalvelun. Demoja kertyi niin sää-, parkki- kuin baari –sovelluksista, taskukirjastosta verkkopankkiin. Jokainen Sprint askel vei työskentelyä kohti ideointia ja konkreettisen prototyypin rakennusta, jonka pariin päästiinkin sitten kolmantena Sprint-päivänä.
Keskiviikkona oli päätösten ja prototypoinnin aika. Knappin Sprint-kirjassa on joukko erinomaisia menetelmiä prototypoinnin aloittamiseen. Sprint-työskentely nojaa yhteiskehittämiseen, mutta se mahdollistaa myös yksilöllisen yksin työskentelyn yhdessä muiden kanssa, working alone together, kuten Jake Knapp sen kirjassaan sanoittaa. Varsinaisen prototyypin rakentamista edeltää Sprintissä useampi vaihe, joissa luodaan monia erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja. Näistä vaihtoehdoista lähdetään lopulta valitsemaan ja äänestämään asiakkaan tarpeeseen parhaiten sopivia ratkaisuja, jotka loputa yhdistetään yhdeksi prototyypiksi. Tässä vaiheessa kaikkien osallistujien ehdotukset pääsevät esille ja tarkastelun kohteeksi ja tiimin moniammatillisuus kukoistamaan.
Torstaina olikin sitten jo käyttäjätestauksen aika. Aamupäivä vielä viilattiin prototyyppiä ja käyttäjätestauksen haastattelurunkoa ja iltapäiväksi jalkauduimme testaamaan. Testauksia tehtiin kahdella paperisella prototyypillä kahdessa eri kohteessa. Idean konkretisoituminen paperiseksi prototyypiksi tuntui mahtavalta ja koko tiimi oli todella ylpeä saavutuksesta.
Perjantai oli Sprint viikon viimeinen ja täten myös päätöspäivä. Perjantaina kokosimme yhteen käyttäjätestauksessa löytämämme oivallukset ja kirjasimme jatkokehittämisideat ylös. Perjantain tarkoituksena on toimia eräänlaisen retrospektiivinä myös koko Sprint-viikolle, joten perjantain päätteeksi kerättiin myös tiimin kokemukset viikosta, palaute ja sovittiin jatkokehittämisestä.
Viiden päivän Design Sprint oli erinomainen kokemus ja todella hyödyllinen menetelmä tämäntyyppisessä kehitysprojektissa. Sprint sekä toi konkretiaa että vahvisti yhteiskehittämistä, mutta auttoi myös koko vapaaehtoistoiminnan digitaalisen alustan konseptin sanoittamista ja sen validointia. Suosittelen Sprint-menetelmän soveltamista lämpimästi kaikille sekä digiprojektien että muiden projektien parissa työskenteleville. Menetelmä itsessään on monivaiheinen, mutta sen tuottamat tulokset puhuvat puolestaan. Joskus idean testaaminen myös tuottaa meille epäonnistumisen ja huomaamme, ettei alkuperäinen idea olekaan sitä mitä asiakkaat tarvitsevat. Viiden päivän Design Sprint voi siis parhaimmillaan auttaa meitä löytämään kehitystyölle perustellun uuden suunnan, kustannustehokkaasti ja vain viidessä päivässä.
Herättikö teksti ajatuksia? Keskustele Twitterissä asiasanalla #digihelsinki.
Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala ylläpitää ja parantaa eri ikäisten helsinkiläisten mahdollisuuksia henkiseen ja fyysiseen hyvinvointiin, sivistymiseen sekä aktiiviseen kansalaisuuteen ja tukee Helsingin elinvoimaisuutta. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala jakautuu viiteen kokonaisuuteen, jotka ovat kulttuuri, liikunta, nuoriso, kirjasto sekä hallinto- ja tukipalvelut. Toimialalla työskentelee noin 1 800 henkilöä.
Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala on käynnistänyt nelivuotisen, alustavasti noin 15 miljoonan euron digitalisaatio-ohjelman vuosille 2019-2022. Kulttuuri- ja vapaa-ajan toimialan digitalisaatio-ohjelma lähtee siitä, että digitalisaatio on yksi tämän ajan tehokkaimpia väline reilumman, toimivamman, kukoistavamman ja helpomman Helsingin rakentamiseen. Ohjelman ratkaisut julkaistaan lähtökohtaisesti avoimena tietona, ja mahdollisuuksien mukaan avoimissa rajapinnoissa. Ohjelma kytkeytyy tiiviisti Helsingin kaupunkiyhteiseen digitalisaatiotyöhön.
Lisätietoja Sprint-menetelmästä: