Helsinki haluaa olla parhaiten digitalisaatiota hyödyntävä kaupunki maailmassa. Näin todetaan kaupungin strategiassa, jonka päätavoitteena on kehittää Helsingistä maailman toimivin kaupunki. Nyt tavoitteen saavuttamiseen on ainakin digitalisaation osalta otolliset mahdollisuudet.
– Kolme vuotta sitten tilanne ei ollut yhtä lupaava kuin nyt. Tällä hetkellä tahtotila digitalisaation kehittämiseen on kova, sanoo ohjelmapäällikkö Ville Meloni.
Meloni vastasi vuosina 2015–2017 toteutetusta Digitaalinen Helsinki -ohjelmasta, joka vauhditti kaupungin digitalisaatiokehitystä asukkaiden ja eri toimialojen näkökulmasta. Meloni on varsin tyytyväinen ohjelman kulkuun ja sen lopputuloksiin.
– Helsingin kaupunki on valtava organisaatio, jossa on töissä lähes 40 000 työntekijää. Koen, että löysimme kuitenkin yhteisen ymmärryksen siitä, mitä digitalisaatio Helsingille tarkoittaa. Saimme myös piirrettyä kuvan siitä, missä nyt mennään ja mitä asioita voisi kehittää.
Digitaalisen Helsingin ohjelmatyön kulmakiveksi muodostui kolmen teeman kokonaisuus. Tilat avoimeksi -teema yhdisti monipuolisesti kaupungin eri toimialoja pohtimaan sitä, miten kaupungin tiloja saisi jouhevasti asukkaiden käyttöön. Toinen teema oli digitaalinen asiakaskokemus, jonka avulla pyrittiin parantamaan sähköisten palveluiden käyttäjäkokemusta. Viimeiseksi kantavaksi teemaksi nousi digitalisaatioon liittyvät työkalut ja suunnittelutyö. Teemassa kartoitettiin kaupungin toimintaympäristö ja kehittämisen kohteita.
KUVA: Digitaalinen Helsinki -ohjelmassa työstettyjä teemakokonaisuuksia.
Kokeilut poikivat uusia kokeiluja
Digitaalinen Helsinki -ohjelma vauhditti digitalisaation hyödyntämistä etenkin kokeilujen avulla. Esimerkiksi Tilat avoimeksi -teemassa edettiin nopeasti uudenlaisen tilanvarauspalvelun prototyyppien kehittämiseen. – Kokeiluissa mukana olleiden into on lämmittänyt minua suuresti, Meloni kertoo.
Ohjelman saaman palautteen perusteella suurin osa vastaajista koki ohjelman hyödylliseksi, mutta jotkut kaupungin työntekijät jäivät vielä kaipaamaan enemmän käytännön palvelukehitystä. Meloni kuitenkin muistuttaa, että Digitaalinen Helsinki -ohjelman oli tarkoitus vauhdittaa kehitystä, ei järjestää uudelleen kaupungin digitaalisia järjestelmiä. Kokeilukulttuurin edistäminen ja ketteryyden lisääminen kuuluivat ohjelman tavoitteisiin.
– On hienoa nähdä, miten kokeilumme saavat nyt jatkoa. Esimerkiksi asiakaskokemussimulaatio, jossa pohdittiin, miten asiakaspalvelukokemusta johdetaan tulevaisuudessa, otti uusia askeleita tänä keväänä. Tekoäly ja me -nimisissä työpajoissa hyödynnämme aikaisemman simulaation tuotoksia ja opimme teknologian merkityksestä tulevaisuuden työlle ja asiakaskokemukselle käytännön harjoitusten kautta. Näiden harjoitusten pohjalta suunnittelemme tekoälyä hyödyntäviä kokeiluja syksylle, Meloni sanoo.
Ohjelman opeilla kohti toimivaa Helsinkiä
Kokeilujen lisäksi Digitaalinen Helsinki sai aikaan myös konkreettisia lopputuotteita ja ohjenuoria. Digipalveluopas loi kehittämisperiaatteet digitaalisille palveluille ja digitaalisten palvelupolkujen analyysit neuvovat, miten palvelujen käytettävyyttä kannattaa kehittää. Tilat avoimiksi -julkaisu kertoo, miten tilojen avaamista edistetään digitalisaation keinoin.
Ohjelman tiimin avustuksella lanseerattiin myös Helsinki Labin yhteiskehittämisen tila kaupungintalon aulaan. Helsinki Labin varsinainen operatiivinen toiminta käynnistyi alkuvuodesta 2018.
– Lab tukee eri toimialoja niiden palveluiden kehittämisessä. Tuen merkitys on suuri, kun luodaan uutta ja pohditaan, mitkä palvelumuotoilun, digitaalisuuden ja osallisuuden keinot toimivat milläkin toimialalla parhaiten. On hienoa, että kaupungilla on apunaan palvelumuotoilun ammattilaisia, pohtii Meloni, joka on ollut mukana myös Helsinki Labin toiminnan kehittämisessä.
Digitaalinen Helsinki -ohjelman tuella kaupungin digitaalisesta toimintaympäristöstä tehtiin analyysi, joka avitti kaupunkistrategian suunnittelussa. Samalla koostettiin kaupungin toimialojen kanssa viisi keskeistä digitalisaation painopistettä, joita toimialat ovat hyödyntäneet omassa digitalisaatiosuunnittelussaan.
Kuva: Kaupungin yhteiset digitalisaation kehittämisen painopistealueet.
– Tämän vuoden loppuun mennessä kaikki kaupungin toimialat ovat laatineet digitalisaatiosuunnitelman, jonka mukaan toimintaa aletaan kehittää. Joillakin toimialoilla suunnittelu on jo pitkällä ja toimeenpano käynnissä, Meloni sanoo.
Ohjelman ohella kaupunki tuotti Kehmet-kehittämismallin, joka auttaa oikean kehittämismenetelmän valinnassa.
– Kehmet avaa käsitteitä ja menetelmiä kaupungin kehityshankkeiden tueksi sekä integroi kokeilut hienosti osaksi ketterää kehittämistä. Digipalveluopas puolestaan opastaa, millaisista aineksista syntyy hyvä helsinkiläinen palvelu, Meloni sanoo.
Digitalisaatiojohtaja auttaa hallitsemaan kokonaisuutta
Digitaalinen Helsinki -ohjelma sai aikaan paljon oivalluksia, joista kannattaa ammentaa ajatuksia tulevaisuuden toimintaan. Ohjelma sai Ville Melonin ymmärtämään, miten etenkin roolituksiin, tuen merkitykseen ja kokonaisuuteen tulisi kiinnittää huomiota. Ohjelmapäällikkö tiimeineen on kiertänyt esittelemässä ohjelman oppeja erilaisissa tilaisuuksissa kevään aikana.
– Olisi tärkeää, että jatkossakin olisi ihmisiä, joiden tehtävänä olisi lisätä ymmärrystä digitalisaation mahdollisuuksista ja edistää kaupungin kehittämiseen liittyvää yhteistyötä. Toivon, että uusien roolien ja toimenkuvien tarve tunnistetaan koulutuksessa ja rekrytoinnissa.
Melonin toive toteutuu varmasti ainakin osittain, sillä kaupungille ollaan palkkaamassa digitalisaatiojohtajaa. Pormestari Jan Vapaavuori korosti tammikuussa antamassaan tiedotteessa, että digitalisaatiojohtajan roolina on tuoda kaupungille eteenpäin nojaavaa ajattelua ja toimia digitalisaation mahdollisuuksien edistäjänä.
Myös eri toimialojen yhdistäminen yhteisen tavoitteen edessä on Melonin mielestä välttämätöntä muutoksen aikaansaamiseksi. Digitalisaatiota tulee ajatella kokonaisuutena, joka koskee kaikkia.
– On tärkeää saada kaikki kaupungin työntekijät sitoutumaan mukaan. Muutoksen täytyy tuntua itselle merkitykselliseltä. Tiimit, joissa yhdistyy perinteinen it-osaaminen, käyttäjälähtöinen ajattelu, kokeilunhaluisuus ja into kehittää, pääsevät pitkälle. Kaupungilla on tarvetta myös digitalisaatiojohtajalle, sillä yhteistyön pitää jatkua. Näin isossa organisaatiossa muutos vaatii vuosia ja siinä tarvitaan tukea eri tasoilla.
– Digitaalinen Helsinki -ohjelmalla onnistuttiin vauhdittamaan kaupungin palvelujen digitalisointia avoimesti ja yhdessä kokeillen. Kaupungin kyky hyödyntää digitalisaatiota näkyy päivittäin kaupunkilaisten arjessa ja kaupungin palvelujen kehittämisessä. Kokeilut ja yhdessä tekeminen ovat erinomainen tapa luoda uusia digitaalisia kyvykkyyksiä ja vastata ajan haasteisiin myös jatkossa, toteaa kaupungin tietohallintojohtaja Markku Raitio lopuksi.
Herättikö teksti ajatuksia? Keskustele Twitterissä #digihelsinki!
Lue lisää:
Digitaalinen Helsinki -ohjelman esittely