Mistä kokoustila iltapäivän pikapalaveriin? Entä löytyykö työpajalle tilaa koko päiväksi? Ja miten tarjoilut saadaan järjestymään?

Teksti: Anastasia Tuomi

Helsingin kaupunginkansliassa todettiin, että kokous- ja edustustiojen saatavuudessa oli parannettavaa, eikä niitä tuntunut aina riittävän tarpeeseen. Samalla tunnistettiin, ettei käytössä oleva järjestelmä enää vastannut nykyisiä tarpeita eikä tukenut joustavaa ja monipuolista tilojen varaamista.

Pelkkä tilan varaaminen olisi helpommin hoidettu, mutta miten huomioida muut varaukseen liittyvät asiat? Tarjoilujen tilaamisen pitää hoitua sujuvasti. On varmistettava, että tila on auki haluttuna ajankohtana. Kokouksessa saatetaan tarvita laitteita, jotka tavallisesti eivät kuulu tilan vakiovarusteluun. Myös kommunikointi kokoustilojen palveluista vastaavien kanssa saisi olla helppoa.

Juuri näiden asioiden ratkaiseminen oli keskeinen osa uuden huonevarausjärjestelmän suunnittelua ja toteutusta.

Periaate: Lähde tarpeesta

Selvä tulos: jo protyyppi ylitti käyttäjien odotukset

Markkinakartoituksen sekä yhden tuotepilotoinnin jälkeen todettiin, ettei markkinoilta löytyisi suoraan tarvetta vastaavaa järjestelmää. Näin ollen lähdettiin etsimään muita tapoja ratkaista asiaa ja päädyttiin ketterään kokeiluun ja toteutukseen.

Aluksi oli kuitenkin tehtävä töitä varsinaisen tarpeen määrittelyn kanssa. Ketterä tapa toimia toi omat haasteensa perinteiseen kehittämiseen tottuneille, mutta pian oli havaittavissa yhteistä ymmärrystä siitä, miten tulisimme etenemään:

Jotain hyviä periaatteita vanhasta järjestelmästä,
jotain uusia oppeja maailmalta,
jotain lainattua jo olemassa olevista toteutuksista
jotain sinistä – kaupungin uusi ilme!

Heti alkuvaiheessa oli selvää, että käyttäjät ovat tiiviisti mukana järjestelmän suunnittelussa ja kehittämisessä. Kanslialaisille toteutettiin kysely, jolla pyrittiin saamaan selville heidän toiveensa ja odotuksensa uudelle järjestelmälle. Kyselyn perusteella esille nousi neljä keskeisintä toivetta, jotka otettiin huomioon järjestelmän kehityksessä jo heti alusta alkaen.

Periaatteet: Löydä keskeinen, Avaa kehittäminen

Jotta järjestelmä palvelisi mahdollisimman hyvin eri käyttäjäryhmiä, hyödynnettiin palvelumuotoilua osana suunnittelua. Kanslialaisia kutsuttiin työpajoihin ja haastatteluihin, joiden avulla oli tarkoitus tunnistaa järjestelmän keskeisimmät käyttäjäroolit ja käyttäjätarinat. Palvelumuotoilun käyttäminen oli positiivinen kokemus ja se tuotti projektille haluttuja tuloksia.

Lähdimme ensimmäisen vaiheen toteutukseen eli alfaan, ajatuksena toteuttaa vain keskeisimmät ominaisuudet. Prototyyppi valmistui ennen joulua 2016 ja se ylitti käyttäjätestauksessa kaikki tyytyväisyysodotukset. Kokeiluvaihe oli siis tuottanut selkeän tuloksen: tällä kannattaa jatkaa!

Periaate: Muokkaa ja toista

Vuoden 2017 alussa käynnistimme järjestelmän varsinaisen kehittämisen eli beta-vaiheen. Kehittäminen on pohjautunut sekä palvelumuotoilun tuloksena syntyneisiin ominaisuuksien ja toimintojen määrittelyihin sekä käyttäjätestauksesta saatuun palautteeseen.

Käyttäjien rooli on ollut keskeinen myös järjestelmän kehittämisen beta-vaiheessa. Jokaisen kehitysjakson eli sprintin päätteeksi käyttäjät ovat päässeet kokeilemaan uusia ominaisuuksia. Myös jatkuva testaaminen on ollut mahdollista. Kehittämisessä periaatteena on ollut se, että kehitetyt ominaisuudet palvelevat tarkoitustaan ja miellyttävät käyttäjiä. Nopeasti kerätyn käyttäjäpalautteen avulla voitiin reagoida käyttäjien tarvitsemiin muutoksiin ripeästi.

Periaate: Rakenna kaikille

Yksi kaikkien puolesta

Kehityksessä on pyritty huomioimaan ja hyödyntämään sellaisia ratkaisuja, jotka tukevat järjestelmän toimintaa. Tällaisia ovat muun muassa kaupungin RESPA-rajapinta sekä integraatio Outlookin resurssikalentereihin. Järjestelmä hyödyntää myös kaupungilla laajasti käytössä olevaa käyttövaltuushallinnan ratkaisua. Tavoitteena on toimia mukautuvasti olemassa olevan ympäristön kanssa.

Periaate: Tee vähemmän

Vaikka järjestelmää on kehitetty ajatellen Kanslian tarpeita, on sen kaikkien osien suunnittelussa ajateltu myös tarpeiden muuttumista tai mahdollisuutta järjestelmän laajempaan käyttöön. Osat on rakennettu siten, että ne ovat skaalattavissa ja monistettavissa. Tietomallissa on jätetty sopivasti tilaa erilaisille tarkennuksille ja määrittelyille, joita muuttuva maailma tuo mahdollisesti tullessaan. Myös käyttövaltuushallinnan osalta järjestelmä on tehty joustavaksi. Järjestelmässä on siis mahdollisuus hyödyntää olemassa olevia tiloja vaikka yhteisesti koko kaupungin kesken.

Periaate: Jaa opit

Ja miltä se sitten näyttää? Käy katsomassa osoitteessa huonevaraus.hel.fi.

Järjestelmän beta-vaihe jatkuu kesän ajan ja tuotantoon siirtoa suunnitellaan elokuulle.

Herättikö teksti ajatuksia? Keskustele Twitterissä #digihelsinki!

Tämä tarina on osa kaupungin kehittyvää digipalveluopasta. Keskustele: #digiopas.