Digitalisaatioon liittyy paljon uusia mahdollisuuksia joiden toimivuutta arjessa ei voi aina etukäteen tietää. Siksi digitalisointia ja tähän liittyvää toiminnan uudistamista kannattaa edistää myös kokeilemalla. Tästä oivalluksesta syntyi viime vuonna käynnistetyn Digitaalinen Helsinki -ohjelman ydinajatus: “Digitalisoidaan kaupungin palveluja avoimesti ja yhdessä kokeillen”.

Teksti: Ville Meloni

Mitä tehtiin?

Digitaalinen Helsinki -ohjelmalla tuetaan kaupungin palvelujen digitalisointia yhdessä asiantuntijoiden, kaupunkilaisten ja yritysten kanssa. Yhteiset kokeiluteemat kuten Tilat avoimeksi ovat keskeinen osa tätä toimintaa.

Mutta miten tukea Helsingin kaupungin koko 40 000 hengen organisaatiota yhteisten digikokeilujen saralla teemasta riippumatta? Tähän lähdettiin hakemaan vastausta syksyllä 2016 yhdessä vasta perustetun Digitaalinen Helsinki -ohjelman Digiryhmän kanssa.

Helsingin kaupungin Digiryhmä työsti Deloitten tukemana kolmen työpajan sarjassa yhteiskokeilujen periaatteita, polkua ja työvälineistöä. Lopputuotoksena syntyi Yhteiskokeilujen toimintamalli -esitys, joka kuvaa polun yhteisen tarpeen tunnistamisesta aina kokeilun arviointiin ja skaalaukseen asti. Toimintamalli tarjoaa kuhunkin vaiheeseen apua esimerkiksi tarkistuslistan muodossa.

Mitä opittiin?

Toimintamallia työstäessä opimme, että yhteiskokeiluihin kannattaa lähteä erityisesti jos tavoitteena on organisaation tehokas oppiminen, päällekkäisen työn välttäminen, yhteisen kokonaiskuvan muodostaminen sekä toimintatapojen kehittäminen yhteensopiviksi ja asiakaslähtöisiksi.

Havaitsimme myös, että kokeilut ovat sekä kansallisesti että paikallisesti monen julkisen toimijan agendalla. Osana työskentelyämme kävimme läpi Espoon kaupungin digiagendan joukkoistuskokeilujen oppeja sekä Forum Virium Helsingin Fiksun Kalasataman nopeiden kokeilujen tuloksia.

Kävimme keskusteluja myös Valtioneuvoston kanslian Kokeilunpaikka-tiimin kanssa joka oli parhaillaan rakentamassa kansallista palvelua kokeilujen ideontiin, rahoittamisen ja oppien jakamiseen liittyen. Kokeilunpaikka.fi-palvelu on nyt julkaistu ja Helsingin kaupunki etsii tapoja kiinnittyä osaksi tätä palvelua. Keräsimme palautetta Yhteiskokeilujen toimintamallista myös Valtiovarainministeriön SuomiDigi.fi-porukalta.

Mitä seuraavaksi?

Yhteiskokeilujen toimintamallin hyödyntäminen on aloitettu kaupungin sisällä muutamassa eri projektissa. Kesän jälkeen mallia tullaan hyödyntämään laajemmin osana Helsingin kaupungin kehittämismenetelmien koulutusta ja jalkauttamista Helsingin kaupungin organisaatioon.

Käynnistymässä on myös Kokeilupankki-työnimellä kulkevan ratkaisun tuottaminen yhteiskokeilujen ja kokeilijoiden tueksi. Seuraavaksi arvioidaan jo olemassa olevia ratkaisuja kuten aiemmin mainittu kokeilunpaikka.fi.

Tavoitteenamme on tarjota parempi näkyvyys niin kaupungin organisaation sisälle kuin ulospäinkin kokeiluun tarjolla olevista ideoista, kokeilujen eri vaiheista ja tehtyjen kokeilujen opeista. Tämä helpottaisi kaupungin digitaalisten palvelujen yhteiskehittämistä koko kaupunkiyhteisön kanssa ja veisi meitä lähemmäksi visiotamme, joka on “Sujuva arki, yhdessä kehitetty, digitaalinen Helsinki”.

Yhteiskokeilujen periaatteet

Lähdetään asiakkaan tarpeesta

Osallistetaan asiakas mahdollisimman aikaisessa vaiheessa yhteiskokeilun suunnitteluun ja toteutukseen. Validoidaan tarve/ongelma huolellisesti ja useaan kertaan yhdessä asiantuntijoiden ja asiakkaiden kanssa.

Kokeillaan avoimesti yhdessä oppien

Kokeiluun liittyvä tieto liikkuu avoimesti ja on kaikkien saatavilla kokeilun aikana ja sen jälkeen. Hyödynnetään aikaisempien kokeilujen oppeja ja ratkaisuja.

Uudistetaan kehittämisen kulttuuri

Mahdollistetaan kulttuurinmuutos, joka sallii epäonnistumisen. Sekä onnistumisista että epäonnistumisista viestitään avoimesti. Merkittävä osa kokeiluista ”pitää myös epäonnistua”, jotta kokeilut ovat olleet riittävän rohkeita. Johdon sitoutuminen kokeiluihin ja niihin tarvittavaan työaikaan varmistetaan kaupunkitasoisesti.

Toimitaan systemaattisesti tietoon pohjautuen

Kokeilut tehdään hallitusti (ei ”puuhastellen”) ja niiden kehitystä seurataan ja dokumentoidaan systemaattisesti, jotta kokeilun tuloksiin voidaan luottaa ja oppeja voidaan myös jakaa muille. Hyödynnetään analytiikkaa mahdollisuuksien mukaan mm. asiakkaiden tarpeiden ja kokeilujen priorisointiin.

Iskunkestävyys

Kokeilut toteutetaan niin pitkälle, että onnistuminen saadaan arvioitua. Kokeiluja ei jätetä esim. kiireeseen tai yksittäiseen epäonnistumiseen/haasteeseen vedoten kesken. Iteraatioita toteutetaan tarvittava määrä.

Yhteiskokeilujen toimintamalli (pdf)

Herättikö teksti ajatuksia? Keskustele Twitterissä #digihelsinki!